Analisis Pengelolaan Arsip Dinamis pada Kantor Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Banjar

Sari

Arsip dalam perannya di berbagai hal dan kegiatan mempunyai nilai yang sangat penting, baik sebagai sebuah informasi, maupun sebagai sebuah bukti yang memiliki tanggung jawab akan kebenarannya. Oleh karena itu penting adanya melakukan kegiatan pengeloaan arsip di setiap organisasi maupun instansi. Arsip yang terdapat di dinas kependudukan dan Pencatatan Sipil merupakan arsip dinamis aktif, karena digunakan secara langsung dalam kegiatan organisasi atau instansi sehari ? hari, dengan arsip yang masih sering digunakan dalam proses kerja sehari ? hari.

???? Dalam menunjang semua kegiatan pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Banjar, maka akan menghasilkan arsip berupa dokumen yang berkaitan dengan masyarakat dalam bidang administrasi kependudukan. Mulai dari KTP, Akta Kelahiran, Akta Kematian, Kartu Keluarga, dsb. Semua dokumen tersebut merupakan arsip yang memiliki nilai penting, sehingga perlu melakukan pengelolaan arsip. Pengelolaan arsip dinamis sendiri dibagi menjadi empat tahapan, pertama tahap penciptaan, kedua tahap penggunaan serta pemeliharaan ketiga tahap penyimpanan, dan keempat tahap penyusutan.

???? Dari 4 tahapan pengelolaan arsip, Dukcapil Kota Banjar sudah melakukan dengan baik, namun masih ada hal-hal yang perlu di evaluasi terkait kebersihan yang harus dirutinkan pada ruangan penyimpanan arsip. Karena hal tersebut dapat berakibat fatal bila tidak dianggap serius. Debu, jamur, serangga merupakan faktor yang dapat merusak arsip, maka perlu meningkatkan lagi pemeliharaan serta perawatan arsip di Dukcapil Kota Banjar agar rekaman seluruh kegiatan yang memiliki nilai guna dalam mencapai tujuan instansi dapat berumur panjang dan selamat.